Betriebsveranstaltung: Regelungen zum Freibetrag

Weihnachtsfeier, Betriebsausflug, Firmenjubiläum – es gibt viele Gründe für ein Unternehmen, gemeinsam mit allen Mitarbeitenden zu feiern. Liegen die Kosten pro Veranstaltung und pro Person nicht über einem sogenannten Freibetrag von 110 Euro, bleibt für die Mitarbeitenden die ganze Feier sogar steuer- und sozialversicherungsfrei.

Wird’s teurer, werden Steuern fällig

Nun kann es auch mal vorkommen, dass Ihre Chefin oder Ihr Chef bei einem Festessen mehr Geld ausgibt – beispielsweise 150 Euro pro Person. Die Feier überschreitet den freien Betrag also um 40 Euro. Das sieht das Finanzamt nicht gerne, jetzt werden Steuern fällig. 

Ihre Chefin oder Ihr Chef darf den übersteigenden Betrag pauschal mit 25 Prozent versteuern - und macht das hoffentlich auch so. Eine andere Möglichkeit wäre, bei der nächsten Gehaltsabrechnung den überzähligen Betrag für die Feier – also 40 Euro – auf Ihr Gehalt drauf zu rechnen. Auf den Gesamtbetrag, also Ihr Gehalt plus Kosten der Feier, müssten Sie dann sowohl Steuern, als auch Ihre Beiträge zur Sozialversicherung zahlen. Die Betriebsveranstaltung würde also bei der zweiten Variante im Folgemonat Ihr Gehalt erhöhen - und die darauf fälligen Abzüge ebenfalls.

Bundesfinanzhof entscheidet über Firmenfeiern

Der Bundesfinanzhof (BFH), das höchste Gericht für Steuern in Deutschland, hat in mehreren Urteilen zu Betriebsveranstaltungen Entscheidungen gefällt. Hier die Urteile im Überblick:

1. Ausgaben für Miete, einen Eventplaner usw. dürfen nicht berücksichtigt werden

Die Richter/innen des BFH sind sich einig: Nur wenn die Teilnehmenden einer Betriebsveranstaltung etwas unmittelbar konsumieren können, müssen die Kosten zum Gehalt dazugerechnet werden. Unmittelbar konsumieren kann man nur Essen, Getränke und zum Beispiel Auftritte einer Band. Die Raummiete oder das Gehalt eines Eventplaners betreffen nicht die Arbeitnehmenden. Ein Beispiel bringt Klarheit:

Ein Chef lud zum Firmenjubiläum in ein Fußballstadion. Zählte man die Ausgaben für Stadionmiete, den Eventveranstalter, die auftretenden Künstler/innen und das Catering zusammen, waren die Kosten pro Teilnehmer/in höher als 110 Euro. Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin hätte also für die Firmenfeier Steuern zahlen müssen. Doch der BFH hat entschieden, dass die Stadionmiete und der Eventveranstalter die Mitarbeitenden nicht unmittelbar betreffen und deshalb nicht eingerechnet werden dürfen. Also wurden nur die Kosten für das Catering und die Künstler/innen addiert und auf die Teilnehmenden umgerechnet – so lagen die Kosten unter 110 Euro pro Arbeitnehmer/in und alles blieb steuerfrei.

2. Es zählen die anwesenden Teilnehmer – nicht die angemeldeten

Bei größeren Betriebsveranstaltungen lässt es sich – trotz vorheriger Anmeldungen – kaum vermeiden, dass einzelne angemeldete Personen der Veranstaltung spontan fernbleiben und der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin trotzdem die gleichen Kosten für die Betriebsfeier zahlen muss wie vorher berechnet. Der BFH und auch das Bundesfinanzministerium sind sich hier einig, dass die Kosten pro Teilnehmer/in nur anhand der teilnehmenden Personen berechnet werden darf, nicht anhand der angemeldeten Gäste, auch wenn zuvor anders kalkuliert wurde. Ein Verstoß gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz liegt in diesem Fall nicht vor. Auch hier ein Beispiel: 

Eine Chefin plante die Durchführung eines gemeinsamen Firmen-Kochkurses als Weihnachtsfeier zum Jahresende. 27 Beschäftigte sagten ihre Teilnahme zu, und dementsprechend kalkulierte der Veranstalter des Kurses die Kosten für das Firmenevent. Zwei Teilnehmer/innen mussten allerdings kurzfristig absagen, sodass tatsächlich nur 25 Beschäftigte an dem Kochkurs teilnahmen. Dennoch verminderte sich der vereinbarte Peis dadurch nicht. Das Finanzamt teilte die Kosten daher auf die anwesenden 25 Teilnehmer auf und nicht auf die angemeldeten 27 Beschäftigten. Die Kosten pro Teilnehmer/in wurden dadurch höher. 

Fazit: Liegen durch die Absage der beiden Teilnehmer/innen die Kosten pro Person über 110 Euro, müssen gegebenfalls die Teilnehmenden den übersteigenden Betrag als Arbeitslohn versteuern. Der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin sollte daher nicht zu knapp kalkulieren und etwas Spielraum mit einplanen.

3. Kosten für Angehörige sind dem Arbeitnehmer zuzurechnen

Bei einer Betriebsveranstaltung feiern neben den Mitarbeitenden manchmal auch deren Familien mit. Die Kosten, die durch ihre Angehörigen entstehen, werden den jeweiligen Mitarbeitenden zugerechnet.

Auch hier bringt ein Beispiel Klarheit: Eine Firma zahlt bei einer Betriebsveranstaltung pro Kopf 68 Euro. Ein Mitarbeiter feiert mit seiner Frau, daher addiert das Finanzamt 68 + 68 Euro und rechnet diese 136 Euro dem Mitarbeiter an. Der Betrag von 110 Euro ist überschritten, er muss für 26 Euro Steuern zahlen.

Und auch virtuelle Betriebsfeiern sind steuerbegünstigt

In einigen Firmen und Betrieben wurden die Weihnachtsfeiern 2020 und 2021 wegen der Corona-Krise virtuell durchgeführt. Auch bei Firmen mit weit auseinander liegenden Standorten sind Online-Feiern möglich. Die gute Nachricht: Wenn alle Voraussetzungen für eine Betriebsfeier erfüllt sind, gilt auch für das festliche Meeting am heimischen Rechner der übliche Freibetrag von 110 Euro pro teilnehmender Person. Denn eine Pflicht, dass eine solche Feier vor Ort gemeinsam begangen werden muss, existiert nicht. Die Veranstaltung muss lediglich allen Arbeitnehmenden offenstehen, und das geht natürlich auch online.

In anderen Unternehmen wurden zu Weihnachten hingegen Mitarbeiterpakete versendet. Grundsätzlich gilt: Verteilt der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin im Rahmen einer Weihnachtsfeier – oder auch während eines Sommerfests – Geschenke an die Arbeitnehmenden, sind diese bis zu einem Wert von 60 Euro steuerfrei. Allerdings werden sie dann bei der Berechnung des Freibetrags von 110 Euro einbezogen. Das heißt: Liegt der Wert beispielsweise bei 40 Euro, bleiben für die weiteren Ausgaben (Essen und Trinken) nur noch 70 Euro übrig. Wird die Grenze aber insgesamt überschritten, muss der Betrag versteuert werden, der über den 110 Euro liegt. Denn dieser gilt dann als steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Wurden die Mitarbeiterpakete allerdings verteilt, ohne dass eine Weihnachtsfeier stattfand, sind sie nicht steuerfrei. Denn der Freibetrag von Geschenken an Arbeitnehmende bis zu einem Wert von 60 Euro gilt nur im Rahmen einer Betriebsveranstaltung. Oder für einen „besonderen persönlichen Anlass“, zum Beispiel ein Jubiläum einer Mitarbeiterin – eine Weihnachtsfeier zählt nicht dazu. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel Geschenke versteuern: So geht's.