Incentive Reisen versteuern: So geht‘s

Hanno hat ein sehr erfolgreiches Berufsjahr hinter sich. Seine Chefin ist begeistert und möchte Hanno für seine Leistung belohnen – mit einer Incentive Reise nach New York. Hanno freut sich sehr über dieses besondere Dankeschön.

Incentive Reisen sind Belohnungen für erbrachte Leistung

Der Begriff Incentive stammt aus dem Englischen und bedeutete so viel wie Anreiz, Bonus oder Motivation. Name ist Programm: Mit Incentive Reisen möchten Arbeitgeber/innen ihre Mitarbeiter/innen für eine erbrachte Leistung belohnen und die Motivation steigern. Auch Teamgeist und Identifikation mit dem Unternehmen sollen durch den Kurzurlaub gestärkt werden. Die Reise selbst hat – im Gegensatz zu einer klassischen Dienstreise – einen freizeitorientierten Charakter, dient also allgemein touristischen Interessen.

Verschiedene Anbieter/innen haben sich auf Incentive Reisen spezialisiert. So können Beschäftigte zum Beispiel für drei Tage nach Lappland, um dort Schneemobil und Eisbrecher zu fahren. Beliebt sind auch Städtetrips in europäische Metropolen, zum Beispiel zwei Nächte in Amsterdam mit Segway Tour und Segelregatta.

Incentive Reisen sind grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn

Hanno fliegt also nach New York und übernachtet im 4-Sterne-Hotel. Das Rahmenprogramm verspricht viel Spaß für ihn und seine Kollegen und Kolleginnen. Denn neben einem Helikopterflug über Manhattan, steht eine Stadtführung, eine Tour zur Freiheitsstatue und leckeres Essen auf dem Programm. Beim Preis – 4.000 Euro für drei Nächte – muss Hanno dann aber doch kurz schlucken. Er fragt sich, ob er die Incentive Reise versteuern muss.

Auf diese Frage gibt es keine pauschale Antwort. Denn es kommt auf die individuellen Umstände an. Grundsätzlich lässt sich aber sagen, dass Incentive Reisen als Entlohnung einer erbrachten Leistung angesehen werden und somit als geldwerter Vorteil steuerpflichtiger Arbeitslohn sind. Neben der Lohnsteuer werden also auch Beiträge zur Sozialversicherung fällig. Es gibt allerdings drei Ausnahmen. So wird die Incentive Reise steuerfrei:

1. Pauschale Versteuerung der Incentive Reise durch den Arbeitgeber

Hanno kann immerhin zum Teil aufatmen. Seine Chefin übernimmt die pauschale Besteuerung in Höhe von 30 Prozent. Das bedeutete, dass er keine Steuern zahlen muss. Denn für Hanno wie für alle anderen Arbeitnehmer/innen gilt: Wenn der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin pauschal versteuert, zählt dies nicht als Arbeitslohn und ist somit steuerfrei. Einen kleinen Haken hat die Zuwendung dennoch: Trotz Pauschalbesteuerung fallen Sozialversicherungsbeiträge an, da die Sachzuwendung zum Arbeitsentgelt zählt.

2. Eigenbetriebliches Interesse des Arbeitgebers bei der Incentive Reise

Angenommen Hanno reist mit Kunden seiner Chefin nach New York, um diese vor Ort zu betreuen. In einem solchen Fall, liegt ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse der Arbeitgeberin vor. Die Folge: Die Incentive Reise bleibt für Hanno steuer- und sozialversicherungsfrei. 

Diese Regelung hat auch der Bundesfinanzhof (BFH) in einem Urteil vom 16.10.2013 (VI R 78/12) bestätigt. Werden im Rahmen einer Reise primär Kunden oder Kundinnen betreut, fehle der Entlohnungscharakter. Damit entstehe auch kein steuerpflichtiger Arbeitslohn, so die Richter/innen aus München.

3. Gemischt veranlasste Incentive Reisen

Ist die Reise eine Mischform aus Dienstreise und Incentive Reise, ist grundsätzlich eine Aufteilung in „Zuwendung im betrieblichen Eigeninteresse“ und „Sachzuwendung an den Mitarbeiter“ möglich. Sprich: Der dienstliche Teil der Reise bleibt steuerfrei, für den freizeitorientierten Teil der Reise fallen Steuern und Sozialabgaben an.

Der BFH legte in einem Urteil vom 18.08.2003 folgendes Vorgehen fest:

1. Bei einer gemischt veranlassten Reise müssen zuerst die Kosten aufgeteilt werden, die sich „leicht und eindeutig dem betriebsfunktionalen Bereich und dem Bereich, der sich als geldwerter Vorteil darstellt, zuordnen lassen“, so die Richter/innen.
    
2. Die danach verbleibenden Kosten – also alle Kosten, die man nicht klar einem der beiden Bereiche zuordnen kann – sind im Zuge einer sachgerechten Schätzung aufzuteilen.

Im Kleinen gelten die gleichen Regeln, wie im Großen: Gibt es vom Arbeitgeber bzw. von der Arbeitgeberin Freikarten für sportliche oder kulturelle Veranstaltungen, sind das grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtige Sachzuwendungen. Doch versteuert der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin die Freikarten pauschal mit 30 Prozent, bleiben diese für Sie steuerfrei.

Außerdem gibt es weitere Freibeträge, die je nach Situation greifen können:

• Sachbezugsfreigrenze: Liegt der Wert der Freikarte nicht über 50 Euro, bliebt diese steuerfrei.
• Rabattfreibetrag: Fall die Firma selbst ein Theater, einen Sportverein oder ähnliche Einrichtung betreibt, können Mitarbeitende von einem jährlichen Freibetrag von 1.080 Euro profitieren.