So können Sie Bewirtungskosten von der Steuer absetzen

Unternehmer/innen, die Geschäftspartner/innen oder Mitarbeitende zu Essen und Getränken einlädt, können diese Ausgaben in der Steuererklärung angeben. Für Selbstständige zählen Bewirtungskosten zu den Betriebsausgaben – also Ausgaben, die für den Betrieb nötig sind. Betriebsausgaben senken die Steuern, die der Unternehmer oder die Unternehmerin zahlen muss.

Auch Angestellte dürfen unter bestimmten Umständen die Ausgaben für Speis und Trank von der Einkommensteuer absetzen. In diesem Fall heißen sie nicht Betriebsausgaben, sondern Werbungskosten – was im Prinzip dasselbe ist. Es geht um Kosten rund um den Beruf.

Auch Angestellte können Bewirtungskosten haben

Früher konnten Arbeitnehmende keine Bewirtungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Doch die Gerichte haben mittlerweile mehrfach zu Gunsten von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen entschieden, die ihre Bewirtungskosten bei der Steuer angegeben haben. Voraussetzung ist, dass die Kosten in engem Zusammenhang mit der Arbeit stehen müssen.

Ein lockeres Treffen mit Kolleginnen und Kollegen zählt hier allerdings nicht dazu. Anders sieht es aus, wenn die Einladung aus einem beruflichen Anlass erfolgt, wie etwa einem Geschäftsabschluss, einer Beförderung oder einer anderen besonderen Gelegenheit.

Wenn Sie beispielsweise eine Versetzung oder ein Dienstjubiläum im Büro mit den Kollegen und Kolleginnen feiern, dann können Sie die Bewirtungskosten von der Steuer absetzen. Nicht gültig ist, wenn Sie mit Kollegen und Kolleginnen ausgehen, um Ihren Geburtstag oder Ihre Hochzeit nachzufeiern – das ist Ihr Privatvergnügen und das müssen Sie selbst bezahlen. Ebenso eine Feier bei Ihnen zuhause. 

Der Knackpunkt: Den beruflichen Anlass nachweisen

Um dem Finanzamt zu zeigen, dass es sich um einen beruflichen Anlass handelt, sollten Sie nicht nur ausgewählte Personen einladen. Also nicht nur einzelne Freunde unter den Kollegen und Kolleginnen, sondern die ganze Abteilung. Eine Einladung per E-Mail an alle ist dafür Ideal. Der Zeitpunkt der Bewirtung liegt idealerweise am Rande der Arbeitszeit oder in der Mittagspause – und nicht etwa am Wochenende.

Wenn Sie kein festes Gehalt bekommen, sondern ein provisionsabhängiges Einkommen haben, wird es noch ein bisschen leichter, Geschäftsessen von der Steuer abzusetzen. Eine berufliche Veranlassung glaubt Ihnen das Finanzamt in diesem Fall noch eher. Die Bewirtungskosten dienen oft dem Zweck, Ihre erfolgsabhängigen Bezüge zu steigern oder stabil zu halten, indem Sie die guten Beziehungen zu Kunden und Kundinnen, Ihren unterstellten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen oder Ihren Geschäftspartnern und -partnerinnen pflegen. Allerdings müssen Sie auch in diesem Fall den beruflichen Anlass fürs Finanzamt genau nachweisen.

Für die Belege, die Unternehmer/innen beim Finanzamt einreichen, gelten ziemlich strenge Regeln. Sie müssen folgende Punkte enthalten, damit sie anerkannt werden:

• Teilnehmende und Anlass der Bewirtung, und zwar so genau wie möglich – „Geschäftsessen“ genügt nicht. Oft stellen Restaurant dafür einen eigenen Bewirtungsbeleg zur Verfügung.
• Die korrekte Rechnung des Restaurants oder der Catering-Firma. Die Rechnung muss den vollständigen Namen und die Adresse des bewirtenden Unternehmens enthalten, außerdem die Steuernummer, Umsatzsteuer-ID, die fortlaufende Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum. Alle Speisen und Getränke müssen mit Preis und Gesamtsumme inklusive Umsatzsteuer aufgelistet sein. Bei Kleinbeträgen bis 250 Euro reichen vereinfachte Angaben.

Bei den Werbungskosten für Arbeitnehmer/innen gelten meist nicht ganz so strenge Regeln. Da in dem Fall die Bewirtung in der Regel nicht in einem Restaurant stattgefunden hat, gibt es möglicherweise nur Einkaufsbelege oder die Rechnung eines Catering-Service. Diese genügen als Nachweis.

Das gilt für Trinkgelder oder Garderobenkosten

Trinkgelder im üblichen Umfang dürfen Sie ebenfalls zu Ihren Kosten hinzuzählen. Am besten quittieren die Servicekräfte den erhaltenen Betrag. Aber auch ohne eine solche Quittung können Sie das Trinkgeld notieren und in der Steuererklärung angeben.

Wenn Sie als Selbstständige/r Ihre Geschäftspartner/innen in ein Restaurant eingeladen haben, zählen auch die Garderobengebühren zu den Bewirtungskosten.

In diesen Fällen sind nur 70 Prozent der Bewirtungskosten absetzbar

Für die betrieblichen Bewirtungskosten bei Selbständigen gilt: 30 Prozent der Ausgaben sind nicht von der Steuer absetzbar. Sie essen schließlich selbst mit und sparen dadurch Geld für den Haushalt. Daher erkennt das Finanzamt nur 70 Prozent der Kosten an. Das gilt allerdings lediglich für die Bewirtung von Geschäftspartnern und -partnerinnen.

Bei der Verköstigung von Kollegen, Kolleginnen und Mitarbeitenden ist das anders. Hier handelt es sich um eine Bewirtung aus „beruflichem“ Anlass. Daher können Sie die Kosten in der tatsächlich entstandenen Höhe bei der Steuererklärung angeben.