Umsatzsteuervoranmeldung schnell gemacht

Der Staat verlangt von Unternehmern und Unternehmerinnen eine über das Jahr verteilte Zahlung der Umsatzsteuer. Das hat Vorteile, aber auch Nachteile. Günstig ist, dass die Steuerlast gleichmäßiger und in kleineren Summen über das Jahr aufgeteilt wird. Lästig ist, dass Sie monatlich oder vierteljährlicheine Umsatzsteuervoranmeldung – kurz UStVA – abgeben müssen, zusätzlich zur jährlichen Umsatzsteuererklärung. Aber so kompliziert, wie es klingt, ist das gar nicht.

Was ist die Umsatzsteuer?

Wenn Sie etwas kaufen – Waren oder Leistungen –, zahlen Sie in Deutschland grundsätzlich 19 oder sieben Prozent Umsatzsteuer. Der reduzierte Steuersatz von sieben Prozent gilt beispielsweise für Lebensmittel oder für die Arbeit von Künstlern. Manche Umsätze sind steuerfrei, wie zum Beispiel Mieten, Kredite, Leistungen von Krankenhäusern und Heilberufen, Theaterbesuche und anderes.

Umgangssprachlich wird die Umsatzsteuer auch als Mehrwertsteuer bezeichnet. Der Verkäufer oder die Dienstleisterin weist sie auf der Rechnung aus und nimmt sie quasi stellvertretend für das Finanzamt ein. Alle drei Monate reicht er oder sie die Umsatzsteuer an den Fiskus weiter: Das geschieht mit der vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldung. Nach Abschluss des Geschäftsjahrs folgt dann die genauere Abrechnung in Form einer Umsatzsteuererklärung. Zu viel bezahlte Umsatzsteuer wird vom Finanzamt erstattet, zu wenig bezahlte nachgefordert.

Wer muss wirklich Umsatzsteuer abführen?

Wer umsatzsteuerpflichtige Leistungen oder Lieferungen erbringt, muss regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt übermitteln – egal, ob er oder sie haupt- oder nebenberuflich tätig ist.

Auf die Umsatzsteuervoranmeldung verzichten wird das Finanzamt bei:

• Unternehmern und Unternehmerinnen, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Das heißt, der Umsatz lag im Vorjahr unter 22.000 Euro und wird im aktuellen Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen.
• Unternehmern und Unternehmerinnen, deren Umsatzsteuer im Vorjahr unter 1.000 Euro lag.

Geregelt ist die Zahlungsweise und Voranmeldung der Umsatzsteuer im Umsatzsteuergesetz (UStG). Dort heißt es, dass die Voranmeldung „nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln“ ist – dieses schöne Juristendeutsch bedeutet, dass die Anmeldung elektronisch zu erfolgen hat, zum Beispiel per ELSTER online.

Wie wird die Umsatzsteuer berechnet?

Sie selbst haben Vorsteuer gezahlt – also Umsatzsteuer auf Leistungen oder Waren, die Sie für Ihr Gewerbe eingekauft haben. Diese Vorsteuer bekommen Sie vom Finanzamt erstattet, sie steht also auf der Plus-Seite. Voraussetzung ist, dass Sie eine nach dem Umsatzsteuergesetz ordnungsgemäße Rechnung vorweisen können, auf der die Vorsteuer aufgeführt ist.

Auf die Minus-Seite kommt die Umsatzsteuer, die Sie selbst auf Ihren Rechnungen ausgewiesen haben, also üblicherweise 19 Prozent.

In der Umsatzsteuererklärung rechnen Sie die Plus- und die Minus-Seite gegeneinander auf. Zahlen müssen Sie letztlich den Betrag, der unterm Strich übrig bleibt. Das ist die sogenannte Zahllast. Sollten Sie mehr Vorsteuer gezahlt haben, als Sie an Umsatzsteuer eingenommen haben, dann schuldet Ihnen der Fiskus Geld. Diesen sogenannten Vorsteuerüberhang erhalten Sie vom Finanzamt erstattet.

Wann ist die Umsatzsteuervoranmeldung fällig?

Das Umsatzsteuergesetz besagt, dass die Voranmeldung grundsätzlich vierteljährlich zu erfolgen hat. Doch es gibt Ausnahmen: Wer im vorangegangenen Jahr eine Umsatzsteuer von mehr als 7.500 Euro abführen musste, muss die Voranmeldung monatlich machen. Dagegen kann wie gesagt das Finanzamt auf die Voranmeldung und Vorauszahlung verzichten, wenn die Jahressteuer im vorangegangenen Jahr unter 1.000 Euro lag. 

Auch Existenzgründer/innen mussten sich bis 2020 monatlich melden, es sei denn, sie waren Kleinunternehmer/innen. Diese besondere Regelung wird nun für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 ausgesetzt. Das heißt: Existenzgründer/innen haben in dieser Zeit ihrem Finanzamt nicht mehr generell monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung zu übermitteln. Stattdessen ist im Gründungsjahr zur Ermittlung des Voranmeldungszeitraums die voraussichtliche Steuer des laufenden Kalenderjahres maßgebend. Dazu müssen Neu-Unternehmer/innen ihre voraussichtlichen Umsätze in einem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angeben. Im Folgejahr kommt es dann auf die tatsächliche Steuer für das Gründungsjahr umgerechnet in eine Jahressteuer an. 

Fällig ist die Umsatzsteuerzahlung, ebenso wie die Voranmeldung, immer am 10. des Folgemonats. Das gilt sowohl für die monatliche wie für die vierteljährliche Zahlweise.

Bei vierteljährlicher zahlweise ist der Termin für die Zahlung und die Voranmeldung immer der 10. nach Quartalsende, also fürs erste Quartal der 10. April, fürs zweite Quartal der 10. Juli und so weiter.

In beiden Fällen gilt: Fällt der 10. auf ein Wochenende oder einen Feiertag, so verlängert sich die Frist bis zum darauffolgenden Werktag.

In der folgenden Tabelle sind die Vorgaben noch einmal zusammengefasst:

Die UStVA ist kein Hexenwerk. Das Formular hat nur zwei Seiten und muss digital abgegeben werden. Für einfache „Standard“-Gewerbetreibende sind nur einige Felder auszufüllen. Mit dem Formular kommt auch eine vierseitige Anleitung, in der die einzelnen Felder näher erläutert werden. Wenn Sie sich einmal durchgekämpft haben, geht es bei jedem weiteren Mal schneller. Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware, wird die Umsatzsteuervoranmeldung eventuell sogar automatisch ausgefüllt.

• Wichtig: Im Feld „Steuernummer“ tragen Sie genau diese ein und nicht Ihre Steuer-ID! 
• Auf Seite 1 oben geben Sie Ihre Anschrift und Ihr Finanzamt an, und für welchen Zeitraum die UStVA gilt.
• Darunter tragen Sie Ihre Umsätze ein – und zwar aufgeteilt nach steuerfreien Umsätzen (innerhalb der EU), vollem Steuersatz von 19 Prozent und ermäßigtem Steuersatz. Hier können auch Angaben gemacht werden über sonstige Umsätze wie zum Beispiel Mieteinnahmen. „Dreiecksgeschäfte“ müssen ebenfalls angegeben werden, also Geschäfte, bei denen derselbe Gegenstand über mehrere Unternehmen weitergegeben und -bearbeitet wird.
  Bei manchen Geschäften muss der Empfänger oder die Käuferin die Umsatzsteuer zahlen; diese können Sie auf Seite 1 unten angeben. Das dürften alles Felder sein, die für die meisten kleineren Unternehmer nicht zum Einsatz kommen.
• Auf Seite 2 geben Sie Ihre gezahlten Vorsteuern an und berechnen aus allen angegebenen Summen Ihre fällige Umsatzsteuervorauszahlung.

Die jährliche Umsatzsteuererklärung ist dann etwas umfangreicher. Das Formular hat sechs Seiten. Einen Umsatzsteuerbescheid bekommen Sie nur, wenn das Finanzamt zu einem anderen Ergebnis kommt als Sie in der Steuererklärung.