Wem nützt die Kleinunternehmerregelung?

Da hat sich der Staat doch etwas Sinnvolles ausgedacht: Wer Kleinunternehmer/in ist und relativ wenig Umsatz erwirtschaftet, kann sich einiges an Papierkram ersparen. Das ist für viele Existenzgründende und Teilzeit-Selbstständige wirklich eine gute Lösung. Doch für manche Selbstständige lohnt es sich, auf diese Vereinfachung zu verzichten.

So funktioniert die Kleinunternehmerregelung

Zunächst die Grundlagen: Das Umsatzsteuergesetz gewährt Unternehmerinnen und Unternehmern mit niedrigen Umsätzen die Wahl, ob sie wie Nichtunternehmer behandelt werden wollen. Das bedeutet, dass das Finanzamt keine Umsatzsteuer erhebt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Der Umsatz lag im vergangenen Jahr nicht höher als 22.000 Euro, und
2. der Umsatz wird voraussichtlich im laufenden Jahr 50.000 Euro nicht übersteigen.

Dies nennt man dann die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Die Zahlen von 22.000 und 50.000 Euro gelten für das ganze Jahr. Wer seine Selbstständigkeit nur für einige Monate im vergangenen Jahr ausgeübt hat, muss den Umsatz aufs ganze Jahr hochrechnen.

Wenn Sie zum Beispiel mit einem Nebengewerbe in sieben Monaten von Juni bis Dezember insgesamt 7.000 Euro Umsatz gemacht haben, so beträgt der (hochgerechnete) Jahresumsatz 7.000 Euro geteilt durch sieben Monate gleich 1.000 Euro monatlich, multipliziert mit 12 Monaten gleich 12.000 Euro – und liegt damit unter der Grenze von 22.000 Euro.

Kleinunternehmer und Kleingewerbe – was ist der Unterschied?

Kleingewerbe: Hier geht es um die Buchführung.

Wer ein Kleingewerbe hat, wird nicht ins Handelsregister eingetragen und ist nicht zur doppelten (kaufmännischen) Buchführung verpflichtet, die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) genügt in den meisten Fällen. Für Kleingewerbetreibende gelten nicht die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB), sondern das Bürgerliche Gesetzbuch und die allgemeinen Steuergesetze.
Nur natürliche Personen und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) können Kleingewerbetreibende sein.

Kleinunternehmen: Hier geht es um Steuern.

Kleinunternehmer/in im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist, wer einen Vorjahresumsatz von höchstens 22.000 Euro hatte und dieses Jahr maximal 50.000 Euro Umsatz machen wird. Und zwar unabhängig davon, ob man Freiberufler/in, Selbststständige/r, Land- und Forstwirt/in ist oder einen Gewerbeschein hat. Das Umsatzsteuergesetz gilt für alle Gesellschaftsformen, also auch die OHG, GmbH, AG und so weiter.

Ihre Vorteile zusammengefasst:

• Vereinfachte Buchhaltung
• Wegfall der monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldung
• Günstigere Preise für Privatkunden durch den Wegfall der Umsatzsteuer

Die Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung wählen, dürfen Sie im Gegenzug auch keine Vorsteuer-Abzüge geltend machen. Wenn Sie beispielsweise für Ihre Kleingründung einige Neuanschaffungen hatten, mussten Sie dafür zum Teil eine ganze Menge Mehrwertsteuer zahlen. Diese könnten Sie sich als „normale/r“ Unternehmer/in vom Fiskus zurückholen, indem Sie sie bei der Steuererklärung absetzen. Als Kleinunternehmer/in haben Sie diese Möglichkeit nicht. Gerade im ersten Jahr nach Ihrer Gründung kann das ein großer Nachteil sein – oder wenn Sie generell hohe Ausgaben für Materialien oder Anschaffungen haben.

Auch kann Ihr Image als Profi leiden, wenn Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Große Firmen schlagen immer die 19 Prozent Steuer auf. Sie sind jedoch verpflichtet, auf Ihren Rechnungen einen Hinweis abzudrucken wie „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“ oder eine ähnliche Formulierung. Das könnte auf Ihre Kundinnen und Kunden unter Umständen eher amateurhaft und weniger vertrauenswürdig wirken.

Sind Ihre Kunden selbst Unternehmer/innen, lohnt es sich, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Denn Ihre Kunden können die Mehrwertsteuer, die Sie auf Ihren Rechnungen ausweisen, als Vorsteuer zurückholen. Für diese ist es quasi ein durchlaufender Posten. Sie haben zwar mehr bürokratischen Aufwand, aber Sie haben auch den Vorteil, dass Sie Ihre gezahlten Mehrwertsteuern zurückbekommen.

Sind Ihre Kunden Privatpersonen, sieht es anders aus. Denn die können gezahlte Mehrwertsteuer zurück erhalten. Nur Sie hätten einen Vorteil, dass Sie die Vorsteuer wiederbekommen. Sie sollten daher genau abwägen, ob es sich lohnt, womöglich auf der einen Seite Kundinnen und Kunden wegen der höheren Preise zu verlieren, wenn Sie auf der anderen Seite Ihre Investitionskosten durch die Vorsteuererstattung senken können.

Die Kleinunternehmerregelung gilt nur, solange Sie unterhalb der Umsatzgrenze bleiben. Liegen Sie jedoch irgendwann oberhalb der 22.000 Euro fürs vergangene beziehungsweise 50.000 Euro fürs laufende Jahr, so fallen Sie automatisch aus der Regelung. Ab dem Folgejahr müssen Sie Ihre Rechnungen ändern. Unter Umständen kann das Ihre Kunden irritieren.

Wer sich hingegen freiwillig entscheidet, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten, obwohl seine Umsätze unterhalb der Grenze liegen, ist an diese Entscheidung fünf Jahre lang gebunden. Der Schritt will also gut überlegt sein.

Umgekehrt ist der Wechsel vom Kleinunternehmertum zur Regelbesteuerung jederzeit zum Jahresende möglich. Und: Die Kleinunternehmerregelung gilt nicht nur direkt nach der Existenzgründung. Wenn Ihre Umsätze von Jahr zu Jahr schwanken, können Sie immer wieder zum Kleinunternehmer oder zur Kleinunternehmerin werden, sobald Sie die Voraussetzungen erfüllen. Auch mehrmals: Sie können beispielsweise dieses Jahr über den Umsatzgrenzen liegen und „rausfliegen“, nächstes Jahr aber wieder weniger Umsatz machen und in die Kleinunternehmerregelung zurückkehren – natürlich jeweils zum neuen Geschäftsjahr und nach Rücksprache mit dem Finanzamt.

Hier noch einmal die Nachteile der Kleinunternehmerregelung im Überblick:

• Vorsteuer kann nicht bei der Steuererklärung geltend gemacht werden
• Eventuell schlechteres Image durch den Pflicht-Hinweis auf der Rechnung
• Bürokratischer Aufwand und eventuell irritierte Kund/innen, wenn die Umsätze steigen und Sie aus der Kleinunternehmerregelung fallen

Wenn Sie sich entschieden haben, Ihr Glück als Kleinunternehmer/in zu versuchen, genügt zunächst ein formloses Schreiben ans Finanzamt. Sie dürfen dann online den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (FSE)“ ausfüllen, in dem Sie ankreuzen, welche Unternehmer-Einstufung Sie wählen wollen (oder müssen, wenn Ihre Umsätze über den Grenzwerten liegen).

Sie müssen außerdm, die normale jährliche Einkommensteuererklärung abgeben, ebenso eine Umsatzsteuererklärung. Die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung jedoch entfällt. Ihren Gewinn ermitteln Sie mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Zudem müssen Sie als Gewerbetreibende/r die Anlage G ausfüllen. Sind Sie jedoch Freiberufler/in, ist die Anlage S (und nicht die Anlage G) fällig.

Wenn Ihre Umsätze steigen und Sie nicht mehr die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllen, wechseln Sie im folgenden Jahr automatisch zur Regelbesteuerung. Das Finanzamt informiert Sie hierüber nicht extra. Sie müssen daher selbst Ihre Finanzen im Auge behalten und gegebenenfalls Ihre Rechnungen ändern, indem Sie ab dem neuen Jahr Umsatzsteuer kassieren. Denn Sie müssen auf jeden Fall die Umsatzsteuer abführen – egal, ob Sie daran gedacht haben, sie einzunehmen oder nicht.

Zum Schluss noch ein wichtiger Hinweis: Auch Kleinunternehmer/innen müssen Einkommensteuer zahlen. Die Einkommensgrenzen für die Umsatzsteuerbefreiung gelten nämlich nur dort: bei der Umsatzsteuer.