Wie Betriebsausgaben Ihre Steuern vermindern

Betriebskosten oder Betriebsausgaben sind, wie der Name schon sagt, die Ausgaben eines Unternehmens. Es gibt sie daher nur für Selbstständige, Gewerbetreibende und Land- und Forstwirte. Die Betriebsausgaben mindern den Gewinn, damit verringern sie auch die zu zahlende Steuer.

Dabei gibt es nur wenige Vorgaben, welche Ausgaben erlaubt sind. Nur so viel: Die Betriebsausgaben müssen durch die geschäftliche Tätigkeit veranlasst sein. Und Sie als Gewerbetreibende/r oder Selbstständige/r bestimmen, wie viel Sie ausgeben wollen und wofür. Wenn der Dienstwagen das neueste Modell der Elektro-Luxusklasse sein soll und nicht der sparsame Kleinwagen mit Verbrennungsmotor, dann ist das grundsätzlich allein Ihre Entscheidung. Sie dürfen die Ausgaben in jedem Fall geltend machen.

Das sind mögliche Betriebskosten

Als Betriebskosten gelten, wie gesagt, alle Ausgaben, die durch den Betrieb veranlasst sind. Beispiele sind:

• Beiträge für Berufsverbände
• Büro-Kosten (Raummiete, Stromkosten, Reinigung, Büromaterial usw.)
• Kraftfahrzeug-Kosten, soweit betrieblich veranlasst
• Personalkosten
• Finanzierungskosten (Darlehenszinsen, Bankgebühren)
• Fortbildungskosten
• Abschreibung auf Anlagevermögen (Maschinen, Büroausstattung usw.)
• Berater/innenkosten (Rechtsanwalt oder Rechtsanwältin, Steuerberater/in, Wirtschaftsberater/in)
• Prozesskosten
• Schäden – wie zum Beispiel Diebstähle oder Unfälle mit dem Geschäftsfahrzeug
• Betriebssteuern (Umsatzsteuer, Kfz-Steuer usw.)
• Kosten für Werbung
• Geschäftsreisen

Was zählt nicht zu den Betriebsausgaben?

Ob das Finanzamt Ihre Betriebskosten anerkennt, steht auf einem anderen Blatt. Die entscheidenden Begriffe sind „notwendig, angemessen, allgemein üblich, zweckmäßig“. Mit der Finanzbehörde könnten Sie Streit bekommen, wenn es um luxuriöse Dinge wie Golfclub-Mitgliedschaften, superteure Dienstreisen oder allzu aufgemotzte Geschäftswagen geht. Hier gibt es je nach Branche, in der Sie tätig sind, einen gewissen Spielraum, was als angemessen oder allgemein üblich gelten mag. Faustregel: Wenn Ihre Einnahmen hoch sind, dürfen auch Ihre Aufwendungen kostspieliger sein.

Es gibt jedoch auch Ausgaben, die ohne Ermessensspielraum vom Finanzamt abgelehnt werden. Auf keinen Fall von der Steuer absetzen können Sie Geldbußen und -strafen, Zinsen für Steuerhinterziehung oder Geschenke, die teurer sind als 35 Euro pro Person und Jahr (ab 2024 sind es 50 Euro), sofern es Geschenke für Kunden/Kundinnen oder Geschäftsfreunde/-freundinnen und nicht für Mitarbeitende sind. Auch Bewirtungskosten müssen Sie immer zu 30 Prozent selbst tragen. 70 Prozent dürfen Sie von der Steuer absetzen, wenn Sie einen ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg vorweisen können.

Vorweggenommene Betriebsausgaben

Auch wenn Ihre Selbständigkeit noch gar nicht in die Gänge gekommen ist, können Sie schon Betriebsausgaben haben: Wenn Sie als Gründer/in Anschaffungen machen müssen oder vorab Fortbildungen und Berater/innen besuchen, einen Kredit aufnehmen, Fachliteratur kaufen – all das sind sogenannte vorweggenommene Betriebsausgaben. Allerdings sollten Sie darauf achten, dass der zeitliche Zusammenhang noch erkennbar ist. Wenn Sie heute eine teure Kamera kaufen und sich erst in fünf Jahren als Fotograf selbstständig machen, wird das Finanzamt höchstwahrscheinlich nicht erlauben, dass Sie diese von der Steuer absetzen.

Nachträgliche Betriebsausgaben gibt es übrigens nicht. Wenn Sie Ihr Gewerbe oder Ihre Selbstständigkeit beenden, endet auch die steuerliche Abzugsfähigkeit. Es gibt nur wenige Ausnahmen, zum Beispiel Zinszahlungen für einen noch nicht getilgten betrieblichen Kredit.

Gemischte Kosten aufteilen

In der Praxis werden Sie öfter Kosten haben, die nicht ausschließlich privat oder ausschließlich betrieblich sind. Das gilt beispielsweise für die mit dem Geschäftswagen gefahrenen Kilometer nach Feierabend oder für Handy-Kosten. Auch Reisekosten können gemischt sein.

Hier dürfen Sie nur den Prozentsatz steuerlich geltend machen, der zu den Betriebskosten gehört. Wenn Sie Ihr Handy zu 60 Prozent betrieblich nutzen und zu 40 Prozent privat, dann können Sie auch nur 60 Prozent der Kosten absetzen.

Private Fahrten mit dem Firmenwagen können Sie entweder über ein Fahrtenbuch nachweisen und auf den Cent genau abrechnen, oder Sie wählen die pauschale Ein-Prozent-Regelung (auch 1%-Regelung). Grundsätzlich erhöht der private Anteil den betrieblichen Gewinn und muss dann mitversteuert werden. Im Einzelfall sollten Sie prüfen, welche der beiden möglichen Methoden für Sie die günstigere ist. 

Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte werden durch die übliche Pendlerpauschale von 30 Cent bzw. 38 Cent je Kilometer (einfache Strecke) abgegolten. Sind Ihre tatsächlichen Kosten höher, handelt es sich um nicht abzugsfähige Betriebsausgaben.

Zweifelsfreie Nachweise sind wichtig

Belege sind alles. Das gilt besonders für Ihre Buchhaltung und Steuererklärung. Achten Sie darauf, dass Sie sehr genau nachweisen können, wieviel Sie an wen und wofür gezahlt haben. Eine unvollständig hin gekrakelte Rechnung aus Ihrer Lieblingspizzeria genügt nicht als Nachweis für eine betrieblich bedingte Bewirtung. Datum, anwesende Personen und Anlass gehören ebenfalls auf den Beleg. Das Finanzamt kann jederzeit von Ihnen verlangen, dass Sie die Empfänger/innen von Betriebsausgaben benennen – oder aber die steuerliche Anerkennung ablehnen. Grundsätzlich liegt die Beweislast für die Richtigkeit Ihrer Angaben bei Ihnen.

Es ist also in Ihrem eigenen Interesse, wenn Sie ordentliche Belege und Rechnungen sammeln und genau Buch führen über den Mischanteil privater und betrieblicher Ausgaben. Machen Sie Ihre Buchhaltung zeitnah! So sparen Sie sich Ärger beim Einreichen der Steuererklärung – oder bei einer späteren Betriebsprüfung.