So setzen Sie Dienstreisekosten von der Steuer ab

Arne hält im Namen seines Unternehmens regelmäßig Seminare, deutschlandweit. Da seine Firma die Kosten für Benzin und Übernachtung nicht übernimmt, springt der Fiskus ein. Denn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die für ihren Beruf oder ihre berufliche Weiterbildung Geld ausgeben, werden vom Staat unterstützt – sie erhalten Steuervorteile.

Das heißt: Arne kann seine Reisekostenabrechnung für die Dienstreisen am Ende des Jahres von der Steuer absetzen – und zwar als Werbungskosten.

1. Wann gilt eine Reise als Dienstreise?

Um die Kosten einer Reise als Werbungskosten absetzen zu dürfen, müssen drei Bedingungen erfüllt sein:

1. Es handelt sich wirklich um eine Dienstreise, also um eine Reise im Interesse der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers. Dazu gehören beispielsweise Dienstfahrten zu Kund/innen oder Außendienstfahrten, Einsatzwechseltätigkeiten (beispielsweise bei Montagearbeitern), die Teilnahme an Weiterbildungen, Tagungen oder Kongressen sowie der Besuch von Messen, Märkten oder Ausstellungen. Ebenfalls als Dienstreise gelten Exkursionen, Studienfahrten, Expeditionen und andere Forschungsreisen sowie Ausflüge und Klassenfahrten von Lehrkräften bzw. Kursleiter/innen.
    
2. Man ist entweder mit öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs oder benutzt den privaten Pkw für die Dienstfahrt. Keine Steuervorteile gewährt das Finanzamt, wenn ein Dienstwagen benutzt wird, da alle Neben- und Zusatzkosten des Fahrzeugs bereits von der Arbeitgeberin oder vom Arbeitgeber getragen werden.
    
3. Arbeitgeberin oder Arbeitgeber kommen nicht für die Reisekostenabrechnung der Dienstreise auf. Tun sie dies doch, muss eine etwaige Fahrtkostenerstattung in der Steuererklärung angegeben beziehungsweise mit den Dienstreisekosten verrechnet werden. 

Arne erfüllt diese Bedingungen und kann daher alle Reisekosten in seine Steuererklärung eintragen. Dazu zählen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. 

Jede Steuerzahlerin und jeder Steuerzahler hat bei einer Dienstreise die Wahl, ob der Steuervorteil mittels der Kilometerpauschale für Dienstfahrten, kurz Dienstreisepauschale, oder über den individuellen Kilometer-Kostensatz berechnet wird. Letzterer ist etwas aufwändig, lohnt sich aber für alle, die dienstlich viel unterwegs sind und deren Pkw teuer im Unterhalt ist.

So rechnen Sie mit der Kilometerpauschale

Die Höhe des staatlichen Steuervorteils hängt vom Fahrzeug ab. Für das eigene Auto erstattet das Finanzamt 30 Cent pro Kilometer, für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug – dazu zählen Motorrad, Motorroller und Moped – 20 Cent. Wer mit dem Fahrrad unterwegs ist, erhält keine Kilometerpauschale und geht leer aus.

Arne ist sehr häufig auf Dienstreise und fährt einen recht teuren Wagen, daher macht er sich die Mühe und prüft zunächst, wie viele Kilometer er im Jahr dienstlich unterwegs war: 20.000 Kilometer. 15.000 Kilometer ist er privat gefahren. Das kann Arne so genau nachweisen, weil er ein Fahrtenbuch geführt hat.

Anschließend listet Arne alles auf, was er über das Jahr für sein Auto bezahlen musste:

Seinen individuellen Kilometer-Kostenersatz errechnet Arne nun folgendermaßen:

Arne muss seine Verköstigung während der Dienstreise selbst zahlen, daher unterstützt ihn der Staat mit einer Pauschale für die Verpflegung. Welche Verpflegungspauschalen aktuell gelten, lesen Sie in unserem Artikel zum Verpflegungsmehraufwand.

Wenn Arne während seiner Dienstreise weitere berufliche Ausgaben hat, kann er auch diese steuerlich geltend machen. Dazu gehören zum Beispiel:

• Eintrittskarten für Messen oder Ausstellungen
• Ausgaben für Straßenmaut und Parkgebühren
• Tickets für öffentliche Verkehrsmittel
• Telefonate und Mailverkehr mit der Arbeitgeberin oder dem Arbeitgeber oder Geschäftspartnern
• Eventuelle Schadensersatzleistungen infolge eines Verkehrsunfalls
• Eine Reisegepäckversicherung oder die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck

Seine Reiseausrüstung wie Koffer oder Bekleidung sowie Kosten für Minibar oder Pay-TV sind hingegen Privatausgaben, an denen sich der Fiskus nicht beteiligt. 

5. Leerfahrten von der Steuer absetzen

Wer auf Dienstreise geht und vom Ehepartner oder der Ehepartnerin zum Bahnhof oder Flughafen gebracht wird, kann ebenso die Kilometerpauschale nutzen, also sowohl die Hinfahrt als auch die Rückfahrt von der Steuer absetzen. Die Rückfahrt ohne Partner/in wird als „Leerfahrt“ bezeichnet. Eine Leerfahrt kann man jedoch nur absetzen, wenn der Ehepartner oder die Ehepartner/in im Rahmen einer Auswärtstätigkeit unterwegs ist, sich also auf einer Dienstreise befindet. Eine Leerfahrt zur täglichen Arbeitsstätte, etwa wenn man den Partner oder die Partner/in zur Arbeit bringt, wird nicht anerkannt. Hier wird lediglich mit der Entfernungspauschale die einfache Wegstrecke abgegolten.