Von der Dienstreise in den Urlaub

Nehmen wir mal an, Sie müssen auf eine zweitägige Fortbildung in den Schwarzwald fahren. Anschließend verbringen Sie dort drei Tage Urlaub. Dann gilt Ihre Reise steuerrechtlich als "gemischte Aufwendung".

Davon können Sie die Anreise, die erste Übernachtung und die Verpflegung für die beiden Fortbildungstage als Werbungskosten von der Steuer absetzen, sollte Ihre Arbeitgeberin oder Ihr Arbeitgeber diese Kosten nicht übernehmen.

Dienst- und Urlaubsreise verbinden

Möglich macht das ein Urteil des Großen Senats des Bundesfinanzhofs vom September 2009. Vorher galt das sogenannte Aufteilungs- beziehungsweise Abzugsverbot: Nur bei einer lupenreinen Dienstreise gab es Geld vom Staat zurück. Das hat sich geändert.

Nach wie vor gilt aber: Wer ausschließlich eine Dienstreise macht, ohne Urlaubstage davor oder danach, der oder die kann auch die vollen Kosten dafür bei der Steuer als Werbungskosten angeben – sofern diese nicht von der Firma übernommen werden. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel So setzen Sie Dienstreisekosten von der Steuer ab.

Wer den Partner auf Dienstreise mitnimmt, muss die Kosten aufteilen

Wenn Sie Ihre Partnerin oder Ihren Partner mit auf eine berufliche Reise nehmen und sowohl Geschäftstermine haben als auch private Ausflüge unternehmen, spricht man von einer privaten Mitveranlassung der Reise. Bei der Steuer dürfen Sie dann nur den beruflich veranlassten Reisekostenanteil geltend machen. Das entschied der Bundesfinanzhof in einem Urteil vom 24. August 2012 (Aktenzeichen III B 21/12).

Entscheidend ist, die Zeiten, die beruflich und privat genutzt wurden, genau zu trennen. Wenn der Lebens- oder Ehepartner bei der Reise dabei ist, ändert das nichts am Aufteilungsprinzip und mindert auch nicht die Berücksichtigung der Kosten für die Hin- und Rückreise. 

Der konkrete Fall: Eine hauptberuflich tätige Sozialpädagogin reiste mit ihrem Lebensgefährten nach Neuseeland, Australien und Chile, um in dem von ihr verfassten Roman die Orte der Romanhandlungen aufzusuchen. Dabei unternahm sie zum einen beruflich bedingte Recherchen in den jeweiligen Stadtarchiven und zum anderen privat veranlasste Stadtbesichtigungen und Ausflüge.

In einem anderen Fall hatte ein Steuerberater seine Ehefrau mit auf Dienstreise genommen. Mit dem Argument, dass Sie ihn beruflich bei der Aufnahme und Pflege von Kontakten unterstützen würde, wollte er auch ihre Reisekosten steuerlich absetzen. Das Finanzgericht Münster gab der Klage nicht statt und urteilte, dass Aufwendungen für berufliche Veranstaltungen für Mitreisende nicht absetzbar sind, wenn sie fachlich keine Vorbildung haben und in keinem Angestellten- oder Arbeitsverhältnis zum Dienstreisenden stehen (Aktenzeichen 2 K 2355/18E). Erschwerend kam in diesem Fall noch hinzu, dass die Reise in ein touristisch attraktives Land ging und die Ehefrau an vielen Freizeitangeboten rund um die Veranstaltung teilnahm.