Elektronisches Fahrtenbuch: Ungültig wegen nachträglicher Eintragungen

Pauschalbesteuerung oder Fahrtenbuch?

Wer einen Firmenwagen auch für private Fahrten nutzen darf, muss diese Nutzung als geldwerten Vorteil versteuern. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: die Pauschalbesteuerung und das Fahrtenbuch. Bei der Pauschalbesteuerung kommt die sogenannte 1-Prozent-Regelung bei Autos mit Verbrennermotoren beziehungsweise unter bestimmten Voraussetzungen die 0,25-Prozent-Regelung bei Elektrofahrzeugen oder die 0,50-Regelung bei einigen Hybridfahrzeugen zur Anwendung. Die Pauschalbesteuerung ist die einfachste Variante der Versteuerung eines Dienstwagens.

Das Führen eines Fahrtenbuchs erfordert etwas mehr Aufwand. Es lohnt sich aber vor allem in den folgenden Fällen:

• Der Firmenwagen wurde bereits abgeschrieben.
• Der Firmenwagen ist ein Gebrauchtfahrzeug.
• Der oder die Arbeitnehmende hat eine Zuzahlung zur Anschaffung geleistet.
• Der oder die Arbeitnehmende bezahlt die Benzinkosten selbst.
• Es werden nur wenige private Fahrten unternommen.

Strenge Anforderungen für elektronisches Fahrtenbuch

Früher wurden Fahrtenbücher ausschließlich per Hand geführt. Inzwischen nutzen viele Dienstautofahrerinnen und -fahrer ein elektronisches Fahrtenbuch, dafür gibt es zahleiche Softwarelösungen. Das Finanzamt erkennt die digitale Fahrtenbuchvariante grundsätzlich zwar als Nachweis an ¬– allerdings nur, wenn diese strenge Anforderungen erfüllt.

Vor allem mit Blick auf nachträgliche Veränderungen ist Vorsicht geboten. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat Anfang 2024 in einem Beschluss betont, dass nachträgliche Änderungen in Ausnahmefällen zwar zulässig sein können. Jedoch nur, wenn diese in der ursprünglichen Datei dokumentiert und offengelegt wurden, also erkennbar sind. Ist das nicht der Fall, handelt es sich um kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch und wird folglich von den Finanzämtern nicht anerkannt (BFH-Beschluss VI B 37/23).

Geschlossene Form und zeitnahe Eintragungen

Das Finanzgericht Düsseldorf hatte jüngst über einen Fall zu verhandeln, bei dem es um nachträgliche Änderungen an einem elektronischen Fahrtenbuch ging. Geklagt hatte eine GmbH, die einem Gesellschafter einen Firmenwagen auch zur privaten Nutzung überlassen hatte. Dieser nutzte für die Dokumentation eine Software, also ein elektronisches Fahrtenbuch. Bei einer Lohnsteuerprüfung der GmbH stellte sich heraus, dass Einträge im Fahrtenbuch lediglich in einem drei- bis sechswöchigen Rhythmus vorgenommen wurden.

Das zuständige Finanzamt wies das Fahrtenbuch als unzulässig ab und wendete die Pauschalversteuerung an. Dadurch ergab sich ein höherer geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer beziehungsweise den Gesellschafter – und somit eine höhere Versteuerung. Die GmbH reichte Klage ein, aber das Finanzgericht bestätigte die Vorgehensweise des Finanzamts. Begründung: Das Fahrtenbuch erfülle nicht die von der Rechtsprechung geforderte geschlossene Form und sei darüber hinaus auch nicht zeitnah geführt, sondern nachträglich verändert worden (Finanzgericht Düsseldorf, 3 K 1887/22 H/L).

Nachträgliche Änderungen müssen deutlich erkennbar sein

Das Gericht erläuterte, wann eine äußere geschlossene Form eines per Computerprogramm erzeugten Fahrtenbuchs vorliegt. Nämlich nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an zu früheren Zeitpunkten eingegebenen Daten entweder technisch ausgeschlossen oder in der Datei selbst dokumentiert und „bereits bei gewöhnlicher Einsichtnahme“ erkennbar sind. Eine separate Änderungsprotokolldatei genügt demnach nicht den Anforderungen.

Zudem bemängelte das Finanzgericht, dass das Fahrtenbuch nicht zeitnah geführt wurde. Und wann die Eintragungen konkret erfolgten, lasse sich mangels Protokolldateien nicht feststellen. Die Klägerin hatte eingeräumt, dass die Eintragungen gebündelt vorgenommen und die Fahrten in der Zwischenzeit lediglich auf Notizzetteln festgehalten worden seien. Und diese Zettel habe man anschließend entsorgt. Bereits dadurch wurde das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt und somit nicht anerkannt.