Fahrtkosten: Finanzämter verlangen zunehmend Nachweis der Arbeitstage

So werden die Fahrtkosten zur Arbeit berechnet

Berufstätige dürfen die Kosten für ihre Fahrt zur Arbeit (steuerdeutsch: erste Tätigkeitsstätte) als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Für jeden Kilometer der einfachen Fahrtstrecke bekommen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer 30 Cent bzw. 38 Cent (ab dem 21. Kilometer) als Entfernungspauschale vom Staat. Auf den ersten Blick wenig, doch schon wer jeden Tag 20 Kilometer zur Arbeit fährt, kann allein für die Kosten der Fahrten mehr als 1.230 Euro Werbungskosten absetzen. Das ist deshalb interessant, weil es sich bei diesem Betrag – also 1.230 Euro – um den sogenannten Arbeitnehmer-Pauschbetrag handelt: Er wird allen Angestellten angerechnet, die eine Steuererklärung abgeben, selbst wenn keine Fahrt- bzw. Werbungskosten angegeben werden. 

Folgendermaßen können Arbeitnehmer/innen die ihnen zustehenden Fahrtkosten berechnen: Die Anzahl der Arbeitstage multipliziert mit der Kilometerzahl und mit 0,30 Cent bzw. 0,38 Cent – das Ergebnis ist die persönliche Pendlerpauschale.

Wichtig: Seit 2022 dürfen Arbeitnehmer/innen ab dem 21. Kilometer mit 38 Cent rechnen. Das gilt aber erst für die Steuererklärung 2022.

So errechnet man seine Arbeitstage

Das Jahr hat 365 Tage. Dazu gehören etwa 104 Samstage und Sonntage. Hinzu kommen je nach Bundesland zwischen neun und 13 Feiertage pro Jahr. Außerdem stehen jedem Angestellten und jeder Angestellten mit einer Fünf-Tage-Woche mindestens 20 Tage Urlaub zu. Die meisten haben mehr, manche sogar bis zu 35 Urlaubstage.

Abgezogen werden müssen außerdem Krankheitstage, Betriebsausflüge, Fehltage für eine Fortbildung oder Dienstreisetage – daraus ergibt sich dann die tatsächliche Anzahl der Arbeitstage. 

Wichtig: Wer 2022 von zu Hause aus gearbeitet hat und die neue Homeoffice-Pauschale nutzen will, muss diese Tage ebenfalls von seinen Arbeitstagen im Büro abziehen. Maximal 120 Homeoffice-Tage erkennt das Finanzamt für 2022 an, ab 2023 sind es bis zu 210 Tage. 

Darum schaut das Finanzamt inzwischen genauer nach

Grundsätzlich sind Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer dazu angehalten, in ihrer Steuererklärung – genau gesagt in der Anlage N für Werbungskosten – die exakte Anzahl der Tage anzugeben, an denen sie tatsächlich zur Arbeit gefahren sind. Denn nur für diese Tage wird die Pendlerpauschale gewährt.
Gleichzeitig war es bis vor kurzem übliche Praxis der Finanzbehörden, bei einer Fünf-Tage-Woche zwischen 220 und 230 Fahrten im Jahr anzuerkennen.

Durch die Corona-Pandemie hat sich das allerdings geändert: Unzählige Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer arbeiten seither zumindest teilweise im Homeoffice und fahren nicht mehr täglich ins Büro oder zum Betrieb. Und wer nicht ins Büro fährt, darf für diese Tage auch keine Fahrtkosten angeben.

Gerade hierauf achten die Finanzämter nun zunehmend stärker und fordern eine Arbeitgeberbescheinigung über die tatsächlich geleisteten Arbeitstage. Die Regel, dass 220 oder 230 Fahrten pro Jahr akzeptiert werden, gilt seit 2020 nicht mehr ohne Weiteres.

So prüft das Finanzamt die angegebenen Arbeitstage

Die Finanzbeamten schauen genau hin: Hat der Arbeitnehmer beispielsweise viele Fortbildungskosten in seiner Steuererklärung eingetragen? Oder etliche Arztrechnungen? Passt das zu der Anzahl seiner Arbeitstage, die er angegeben hat? Wenn nicht, kann das Finanzamt den Arbeitnehmer dazu auffordern, die Anzahl seiner Arbeitstage nachzuweisen. Zum Beispiel durch ein Schreiben der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers. Im schlimmsten Fall – wenn in der Steuererklärung immer wieder zu viele Arbeitstage angegeben werden – droht ein Strafverfahren.

Das passiert, wenn man zu wenige Arbeitstage angibt

Trägt beispielsweise eine Arbeitnehmerin in ihrer Steuererklärung weniger Fahrten zur Arbeit ein, als sie tatsächlich zurückgelegt hat, dann bekommt sie weniger Steuern erstattet als ihr zustehen. Die Finanzbeamten und -beamtinnen werden sie nicht darauf aufmerksam machen und somit auch nicht für eine höhere Steuerrückerstattung sorgen.

So lässt sich die exakte Anzahl der eigenen Arbeitstage berechnen

Wer nicht sicher ist, wie viele Wochenend- und Feiertage es im eigenen Bundesland gibt und wie viele Arbeitstage es in einem Jahr gab, kann unseren Arbeitstage-Rechner 2023 nutzen: Arbeitstage berechnen.