Aufbewahrungsfristen: Welche Unterlagen muss ich aufheben?

Jede/r Deutsche hat im Schnitt sieben Ordner mit unzähligen Rechnungen, Quittungen, Nachweisen und Verträgen bei sich Zuhause stehen. Das ist das Ergebnis einer Umfrage des Hightech-Verbands BITKOM. Dabei müssen Privatpersonen in der Regel vieles davon gar nicht archivieren. Es gibt aber auch Unterlagen, die Sie Ihr Leben lang aufbewahren sollten.

Steuererklärung: Wie lange muss ich Belege aufheben?

Zuwendungsbestätigungen, Quittungen aus der Apotheke oder Rechnungen über Büromaterial – all das sind Unterlagen, die Sie für Ihre Steuererklärung benötigen. Diese sollten Sie nach der Abgabe gut aufbewahren – mindestens bis zum Erhalt des Steuerbescheids. Denn das Finanzamt kann die Belege jederzeit anfordern. Viele entsorgen die Steuerunterlagen dann gleich mit Eintreffen des Bescheids. Aber Vorsicht: Ist der Steuerbescheid mit einem Vorläufigkeitsvermerk versehen oder unter Vorbehalt versandt worden, müssen Sie Ihre Belege weiterhin archivieren. Gleiches gilt, wenn Sie Einspruch gegen den Bescheid einlegen wollen.

Wir, die VLH, empfehlen daher, die Steuerunterlagen nach Abgabe der Steuererklärung mindestens vier Jahre lang aufzuheben. Dann haben Sie alles griffbereit, wenn Sie Kosten nachweisen müssen.

Welche Unterlagen muss ich unbedingt für die Rente aufbewahren?

Heften Sie alles ab, was die eigene Rente betrifft – das sind oft Unterlagen, die auf den ersten Blick gar nichts mit der Rente zu tun haben: Dazu gehören Nachweise über die Berufsausbildung, über den Bezug von Sozialleistungen und zu den zurückgelegten Versicherungszeiten. Das heißt: Sie sollten möglichst lückenlos Ihren Ausbildungs- und Berufsweg aufzeigen können. Falls die Rentenversicherung nicht alle Daten von Ihnen gespeichert hat, sind Sie so auf der sicheren Seite.

Was ist mit Versicherungspolicen?

Auch Versicherungspolicen dürfen vorerst nicht ins Altpapier wandern. Egal ob es um die Hausrat- oder die Lebensversicherung geht, es empfiehlt sich, diese Unterlagen grundsätzlich für die Dauer des Vertrages aufzubewahren. Die Faustregel: So lange der Versicherungsschutz besteht, dürfen die Unterlagen nicht in den Schredder. Sonderstellung haben Rentenversicherungen: Den Versicherungsschein sollten Sie über die Ansparphase hinaus abheften.

Welche Regeln gibt es bei Kontoauszügen?

Eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht von Kontoauszügen für Privatpersonen gibt es nur in wenigen Ausnahmefällen. Aber: Kontoauszüge können als Nachweis für viele andere Zahlungen wie Miete oder Handwerkerrechnungen dienen. Ihre Kontoauszüge sollten Sie vier Jahre lang aufbewahren.

Eine der angesprochenen Ausnahmen sind Besserverdiener/innen, die Einkünfte von mehr als 500.000 Euro im Jahr haben. Für sie gilt eine Aufbewahrungsfrist der Kontoauszüge von sechs Jahren.

Was ist mit Handwerkerrechnungen?

Als Mieter/in oder Hausbesitzer/in müssen Sie Rechnungen von Handwerkern oder anderen Dienstleistern zwei Jahre lang aufbewahren. Wie bei den Kontoauszügen empfehlen Experten und Expertinnen aber auch hier eine Aufbewahrungszeit von vier Jahren. Die Frist beginnt dabei jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Zahlung erfolgt ist.