Einnahmen, Einkünfte, Einkommen – so wird Ihre Einkommensteuer berechnet

Sie tauchen in jeder Steuererklärung auf und werden leicht verwechselt. Dabei ist es wichtig, die steuerrechtlichen Unterschiede zwischen Einnahmen, Einkünften und Einkommen zu kennen. Auch die Reihenfolge, in der sie vom Finanzamt berechnet werden, ist entscheidend. Denn nur so können Sie verstehen, wie der Fiskus Ihre Einkommensteuer ermittelt und warum der Steuerbescheid genau in dieser Reihenfolge aufgebaut ist.

Im Folgenden erklären wir Ihnen grob die Begriffe und zeigen, in welchen Schritten die Finanzbeamt/innen bei der Berechnung Ihrer Einkommensteuer vorgehen:

1. Schritt: Berechnung der Einnahmen

Am Anfang der Steuerberechnung stehen Ihre Einnahmen. Zu den Einnahmen zählt alles, was Sie im entsprechenden Kalenderjahr eingenommen haben. Sind Sie Arbeitnehmer/in, macht Ihr Bruttogehalt in der Regel den größten Teil Ihrer Einnahmen aus. Was viele nicht auf dem Schirm haben: Zu den Einnahmen gehören ebenfalls Sachleistungen, zum Beispiel Kost und Logis, oder geldwerte Vorteile, wie ein Dienstwagen, der privat genutzt wird.

Der Fiskus rechnet aber auch verschiedene Renten, zum Beispiel für Berufsunfähigkeit oder Erwerbsminderung, sowie Witwenrente oder Waisenrente hinzu. 

2. Schritt: Berechnung der Einkünfte

Die Einkünfte sind der Betrag, der verbleibt, wenn Sie die Ausgaben von den Einnahmen abziehen. Für Arbeitnehmer/innen bedeutet das: Alle Kosten, die rund um Ihren Job anfallen, können Sie in Ihrer Steuererklärung angeben. So gehören Ihre Fahrtkosten sowie die Kosten für Fachbücher, Fortbildungen oder Berufskleidung zu den sogenannten Werbungskosten.

Prinzipiell berücksichtigt der Fiskus für jede/n Arbeitnehmer/in eine sogenannte Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro im Jahr (bis 2023 sind es 1.200 Euro), die automatisch von Ihren Einnahmen abgezogen wird. Wer höhere Ausgaben hat, kann sie in der Steuererklärung angeben und entsprechend nachweisen. Denn nur dann erkennt das Finanzamt die Kosten an und zieht diese von Ihren Einnahmen ab.

Im Steuerrecht unterscheidet man sieben Einkunftsarten:

1. Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft
2. Einkünfte aus Gewerbebetrieb
3. Einkünfte aus selbständiger Arbeit
4. Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit
5. Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung
6. Einkünfte aus Kapitalvermögen
7. Sonstige Einkünfte

Die ersten drei Einkunftsarten werden als Gewinneinkünfte bezeichnet, die letzten vier Einkunftsarten sind die sogenannten Überschusseinkünfte. Während die Ausgaben bei den Gewinneinkünften Betriebsausgaben heißen, sind es bei den Überschusseinkünften die sogenannten „Werbungskosten“.

3. Schritt: Berechnung der „Summe der Einkünfte“

Oftmals hat ein/e Steuerpflichtige/r nicht nur Einkünfte aus einer der oben erklärten Einkunftsarten, sondern auch aus anderen Einkunftsarten. Ein/e Arbeitnehmer/in vermietet beispielsweise eine Wohnung oder verpachtet ein Stück Land. Außerdem schlummert ein Teil des Geldes in Aktien.

Die Einkünfte eines Jahres aus den sieben verschiedenen Einkunftsarten ergeben zusammengezählt die Summe der Einkünfte.

In diesem Fall addiert das Finanzamt die Einkünfte aus den drei Einkunftsarten. Das heißt: Die Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, aus Vermietung und Verpachtung sowie aus Kapitalvermögen ergeben zusammen die sogenannte „Summe der Einkünfte“.

4. Schritt: Ermittlung des „Gesamtbetrags der Einkünfte“

Von der Summe der Einkünfte werden – je nach persönlicher Situation – Freibeträge abgezogen.

• Altersentlastungsbetrag: Ältere Arbeitnehmer/innen, die über 64 Jahre alt sind, erhalten eventuell den sogenannten Altersentlastungsbetrag. Dieser Freibetrag gewährt älteren Arbeitnehmer/innen Steuervorteile, um Nachteile gegenüber Rentner/innen und Pensionär/innen auszugleichen.
   
• Entlastungsbetrag für Alleinerziehende: Alleinerziehenden wird außerdem der sogenannte Entlastungsbetrag für Alleinerziehende bewilligt.

Bei Ehepaaren oder eingetragenen Lebenspartner/innen, die zusammen veranlagt werden, ermittelt der Fiskus die Einkünfte zunächst getrennt voneinander. Die getrennt voneinander berechneten Einkünfte summiert das Finanzamt im nächsten Schritt zu einem Gesamtbetrag der Einkünfte.

5. Schritt: Berechnung des Einkommens

Anders als oftmals angenommen ist das Einkommen noch nicht der entscheidende Betrag, der herangezogen wird, um die Höhe Ihrer Steuer festzusetzen. Das Einkommen erhalten Sie, wenn Sie von dem letzten Betrag der Rechnung, dem Gesamtbetrag der Einkünfte, zum Beispiel folgende Beträge abziehen:

• Sonderausgaben (wie Kinderbetreuungskosten, Kirchensteuer oder Spenden)
• außergewöhnliche Belastungen (wie Krankheits- oder Unterhaltskosten)
• Verlustabzug für entstandene Verluste

6. Schritt: Berechnung des zu versteuernden Einkommens

Mit dem letzten Schritt – der Ermittlung des zu versteuernden Einkommens – ist das Ziel erreicht. Das zu versteuernde Einkommen ist der Betrag, der von Ihren Einnahmen am Ende übrig bleibt. Nur darauf zahlen Sie Steuern. Deshalb gilt: Je mehr Kosten Sie geltend machen, desto weniger Steuern müssen Sie zahlen.
Das Finanzamt zieht vom ermittelten Einkommen gegebenenfalls weitere Freibeträge ab:

• den Kinderfreibetrag, falls dieser günstiger als das Kindergeld ist
• einen sogenannten Härteausgleich für Nebeneinkünfte

Eine anschauliche Zusammenfassung bietet Ihnen unsere Infografik:

Das folgende Beispiel verdeutlicht, wie Ihre Einkommensteuer berechnet wird:

Manuel arbeitet als Elektriker bei einem großen Hausgerätehersteller. Er ist ledig und verdient 28.800 Euro im Jahr. Da er auf dem Land wohnt, pendelt er täglich 20 Kilometer zu seiner Arbeitsstelle am Stadtrand. Neben seinem Arbeitslohn hat er weitere Einkünfte. So hat Manuel von seinen Großeltern Land geerbt, einen Acker und eine Wiese, für die er im Jahr 700 Euro Pachteinnahmen erhält.

Neben seinem gesetzlichen Anteil zur Altersvorsorge und Krankenversicherung hat Manuel auch private Versicherungen abgeschlossen, zum Beispiel eine Privat-Haftpflicht sowie eine private Berufsunfähigkeitsversicherung. Steuerlich gesehen zählen diese regelmäßigen Ausgaben zu den Sonderausgaben. Für seine Steuererklärung 2022 kann Manuel für seine Altersvorsorge 5.300 Euro steuerlich geltend machen. Zusätzlich erkennt das Finanzamt seine Beiträge zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung zu 100 Prozent an. Seine privaten Versicherungen kann er leider nicht absetzen weil er die absetzbare Obergrenze von 1.900 Euro mit seinen Krankenversicherungsbeiträgen bereits erreicht hat. Da Manuel keine Kinder hat und seine persönliche Situation auch sonst keine Besonderheiten aufweist, kann er auch keine zusätzlichen Freibeträge oder andere abzugsfähige Beträge geltend machen.

Um sein zu versteuerndes Einkommen zu berechnen, geht Manuels Finanzbeamter folgendermaßen vor:

Manuel hat zwar Einnahmen von 28.800 Euro im Jahr, er muss aber nur auf einen weit niedrigeren Betrag Steuern zahlen, und zwar auf 18.110 Euro im Jahr. Diese Summe ist sein zu versteuerndes Einkommen.